Veränderungen im Unternehmen lösen oft Unsicherheiten und Widerstände aus. Kommunikation ist gefragt, um die Betroffenen zu informieren und zu Beteiligten zu machen. Denn eines ist klar: Change funktioniert nur, wenn alle an einem Strang ziehen.

Kommunikation im Change – So gelingt´s

Vor kurzem habe ich von der Geschäftsführung eines lebensmittelproduzierenden Industriebetriebes folgende Aussage gehört: Unsere Mitarbeiter sind immer über alles informiert. Er letzte Woche haben wir sie über die Strategie 2021 informiert. Okay, dachte ich. Das will ich näher wissen. Also habe ich mit ein paar Mitarbeitern gesprochen – und wie erwartet wusste kaum jemand Bescheid.

In einem anderen Beispiel wies ich meinen Kunden darauf hin, dass Kommunikation immer zweidimensional zu sehen ist. Reine Information in Form eines Newsletters, eines firmeninternen Webinars oder einer Mitarbeiterinformation ist keine Kommunikation.

Schnell kommt es zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen. Kollege A hat die Information anders aufgefasst, als Kollege B. Das hängt natürlich auch mit unseren bisherigen Erfahrungen zusammen. Habe ich bisher Veränderung positiv erlebt, werde ich auch jetzt aufgeschlossener sein.

Diese Missverständnisse lassen den Flurfunk aufleben, Gerüchte kursieren und schaukeln sich hoch.

3 Phasen der Change-Kommunikation

Change Kommunikation ist von A-Z wichtig, also über jede Phase der Veränderung. Diese drei helfen Ihnen beim nächsten Change-Projekt.

  1. Phase: Informieren

Nun heißt es die Mitarbeiter über die geplanten Veränderungen zu informieren. Sorgen Sie in diesem ersten Kontakt bereits für einen Dialog. Lassen Sie Fragen zu. Beispielsweise könnten Sie statt der üblichen Mitarbeiterinformation ein World-Café in Kleingruppen durchführen. Oder Sie nutzen die Technik des heißen Stuhls.

Sie sitzen am heißen Stuhl und beantworten jede Frage, die Sie von Ihrer Belegschaft bekommen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie sich nicht rechtfertigen, sondern lediglich Antworten liefern.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass Ihre Mitarbeiter erkennen was genau im Wandel passieren wird. Je konkreter, desto einfacher greifbar. Nur so lässt sich auch ein Verständnis aufbauen.

Zielsetzung dieser Phase: Neugierde wecken und Sinn stiften

  • Zielbild vermitteln
  • Kernbotschaft darlegen
  • Gefühl der Dringlichkeit erzeugen

2. Phase: Weiterbilden

Nun heißt es eine positive Wahrnehmung bei den Mitarbeitern zu erzielen, damit diese eine positive Einstellung haben. Dazu hören Sie genau hin und greifen Sie Einwände auf.

Wenn Sie beispielsweise hören: Das wird wieder nichts. Das sitzen wir aus und nächsten Monat ist alles vergessen.

Gehen Sie darauf ein und erläutern Sie, was genau dieses Mal anders sein wird.

Zielsetzung dieser Phase: Mitarbeiter zu Beteiligen machen

  • Vorbilder und Promotoren finden
  • Meinungsmacher gewinnen
  • Dialoge schaffen
  • Mitarbeiter involvieren

3. Phase: Engagieren

Nun gilt es die Veränderung zu institutionalisieren. Dh. in den Alltag zu überführen. Auch hier gilt wieder: konkrete Handlungsanweisungen und Vorgaben.

“Nun seid mal agiler, innovativer oder digitaler” wird nicht funktionieren. Was heißt das auch? Vielmehr sollten Sie konkrete Anweisungen erteilen. Wie kann jeder einzelne agiler arbeiten? Innovativer?

Zeigen Sie auch positive Ausnahmen auf. Wo erleben Sie die gewünschte Veränderung schon? Was lässt sich daraus ableiten?

Zielsetzung dieser Phase: Nachhaltige Einsatzbereitschaft fördern

  • Problemlösungen kommunizieren
  • Handlungsvorschläge vermitteln
  • Kernbotschaften immer wieder hervorheben
  • Erfolge anerkennen und loben

Hier noch ein paar Ideen, wie Kommunikation im Change gelingen kann

  • Plakate mit Kernbotschaften im gesamten Unternehmen aufhängen
  • Logo gestalten und dem Team einen einprägsamen Namen vergeben
  • Banner auf Intranet Seite
  • Brief, Broschüre
  • Pinnwand / Infowand
  • Erklärvideo / Kurzvideo
  • WhatsApp
  • Microblogging
  • Projekttagebuch / Videos
  • Giveaways
  • Podcast der Geschäftsführung / des Innovationsteams
  • Unternehmensinterne Radiosendung
  • Jingle
  • Newsletter, Mail
  • Dialog gestalten – aktives Nachfragen ermöglichen
  • Simulationen
  • Fernseh-Show
  • Heißer Stuhl

Achten Sie bei der Change Kommunikation auf folgende Punkte

  1. Kommunikation und Dialog: Gute Kommunikation ist immer ein Dialog.
  2. Ehrlich sein und mögliche Schwierigkeiten ansprechen: Vor allem Bedenken und mögliche Schwierigkeiten können und sollten offen angesprochen werden. So fühlen sich Mitarbeiter ernst genommen.
  3. Präzise Botschaften und Erwartungen: Es ist wichtig, dass Sie klar und präzise kommunizieren. So werden Missverständnisse vermieden.
  4. Verwendung verschiedener Kanäle: Welche Kanäle verwenden Sie schon? Welche neuen Möglichkeiten gibt es?
  5. Nutzen jeder Gelegenheit: Im Change kann man gar nicht oft genug kommunizieren. Daher sollten Sie jede Gelegenheit nutzen, um die Kernbotschaften zu vermitteln (beim Kaffee, in einer Präsentation, bei einem Feedback-Gespräch)
  6. Richtige Kanäle: Sprechen Sie alle Lerntypen an – also visuell, auditiv und kinesthetisch
  7. Transparenz: Unsicher? Keine Ergebnisse? Dann sprechen Sie das offen an. Dadurch erhöhen Sie die Glaubwürdigkeit.
  8. WARUM: Kommunizieren Sie das WARUM klar und deutlich.

Wie könnten Sie Ihre Veränderung noch besser kommunizieren?

Wie gehe ich mit Widerständen um? Wie kann ich diese abbauen? Wie kann ich diese vermeiden? Was, wenn jemand absolut gegen die Veränderung ist? Stellst du dir diese Fragen auch gerade? Dann hol dir meine Tipps und Techniken, mit denen ich seit vielen Jahren auf Widerstände in der Veränderung reagiere.