Ein Sprichwort besagt „Schlecht geplant ist halb verloren.“ Berichte zufolge spart jede Minute, die man anfangs zum Planen und Durchdenken nutzt, zehn Minuten in der Ausführung des Plans.
Und trotzdem nehmen sich zu wenige Menschen Zeit für die Planung Ihrer Ziele, Projekte und Tage.
Schlecht geplant ist halb verloren
Warum Sie Ihre Projekte, Meetings und Ihren Tag gut planen sollten
Immer wieder höre ich Aussagen wie „Ich habe keine Zeit für Ideen, weil ich ständig am Rotieren bin.“ Oder „Ich reagiere viel mehr, als das ich agiere.“ Oder „Statt kürzer, wird meine To Do Liste eigentlich immer länger.“
Proper planning prevents poor performance
Vielleicht kennen Sie das ja auch, dass Sie sich zwar etwas für den Tag vornehmen, aber irgendwie kommt dann doch was anderes dazwischen, der Anruf vom Kunden, ein ungeplantes Meeting beim Chef oder Kollegen, die einfach nicht weitertun und Sie aufhalten.
„Der Hauptgrund für Ineffizienz ist planloses Handeln“
Gerade Menschen, die sich keine Zeit für die Planung Ihrer Vorhaben nehmen, verlieren sich darin, verzetteln sich und erleiden Schiffbruch in ihrem Projekt. Oftmals hat sich dieses Scheitern jedoch schon abgezeichnet, aber man hatte einfach keine Zeit darauf zu achten.
Ich höre immer wieder von Projektmanagern, die meinen, dass sie eher REAGIEREN statt AGIEREN.
Ineffizienz führt zu fehlenden Freiräumen
Dieses REAGIEREN auf Probleme führt auch dazu, dass kaum Zeit für andere Dinge wie neue Ideen, Kreativität und Neugier bleibt. So bleibt auch Innovation auf der Strecke.
Diese und noch weitere Dinge sprechen für eine gute Planung:
- Sie strukturieren Ihre Gedanken und bringen einen roten Faden ins Projekt
- Sie identifizieren schon zu Beginn mögliche Probleme und Hindernisse und können diese bereits anfangs aus dem Weg räumen
- Sie setzen sich konkrete Ziele, die der Treibstoff für Ihre Motivation sind
- Sie brechen komplexe Projekte auf ein annehmbares und greifbares Maß herunter.
- Sie können die Umsetzung anhand der Planung verfolgen und ggf. Gegenmaßnahmen einleiten.
- Sie sparen Zeit, indem Sie Irrwege vermeiden.
- Sie erkennen Schwachstellen in Ihrer Planung bereits zu Beginn und können entsprechend agieren.
- Sie bündeln Zeit, Geld und Ressourcen anhand einer geplanten Priorisierung
Daher sollten Sie auf jeden Fall Zeit in eine gute Planung investieren.
Führen Sie dazu folgende Schritte durch:
- Legen Sie den Projektrahmen fest:Um welches Thema bzw. welches Projekt handelt es sich? Welche Rahmenbedingungen wie Kosten, Zeit, Ressourcen sind zu berücksichtigen?
- Notieren Sie Ihr Ziel:Welches Ziel verfolgen Sie mit dem Projekt? Was soll erreicht werden? Woran erkennen Sie den Erfolg Ihres Projektes?
- Sammeln Sie alle erforderlichen Aktivitäten, die Sie benötigen um das Projekt erfolgreich abzuschließen:Welche Schritte müssen Sie durchführen, damit das Projekt erfolgreich wird?
- Vergeben Sie Prioritäten:Welche Aufgaben sind besonders wichtig? Welche Aufgaben können vielleicht sogar delegiert oder ganz weggelassen werden?
- Legen Sie alle Aktivitäten in eine Art Aktivitätsspeicher:Ich selbst notiere alle Aufgaben auf Post-its und klebe diese auf meine Projektwand. Sie können die Aufgaben jedoch auch in einer Excel-Liste sammeln.
- Führen Sie eine Monatsplanung durch:Welche Aufgaben müssen im nächsten Monat durchgeführt werden, damit sie rechtzeitig mit dem Projekt fertig werden? Diese Aufgaben gebe ich in die Monatsplanung. Alle späteren Aktivitäten bleiben in meinem Aktivitätsspeicher.
- Führen Sie eine Wochenplanung durch:Welche der Monatsaufgaben schaffen Sie innerhalb der nächsten Woche? Verschieben Sie diese Aufgaben in den Wochenplan.
- Erstellen Sie nun einen Tagesplan:Welche Aufgaben wollen Sie heute schaffen? Verplanen Sie max. 80 % Ihres Tages mit diesen Aufgaben, damit Sie auch für Unvorhergesehenes Zeit haben. So schaffen Sie Ihre Aufgaben Tag für Tag.
Extratipp:
Planen Sie bereits am Abend den nächsten Tag. Ihr Unterbewusstsein beschäftigt sich dann auch über Nacht mit diesen Themen. So können bereits zu Beginn des nächsten Tages erste Ideen und Gedanken für Ihre Aufgaben da sein.
Hier sehen Sie noch meine persönliche Planungswand. Viel Spaß beim Umsetzen.
