Viele Unternehmen befinden sich im Krisenmanagement. Von heute auf morgen mussten ganze Organisationen auf Home Office umstellen, die Endgeräte zur Verfügung gestellt und virtuelle Besprechungsräume aufgesetzt werden. Führungskräfte stehen vor großen Entscheidungen: Kurzarbeit? Kündigen? Zusperren? Und doch gibt es die Unternehmen, die die aktuelle Situation nutzen, um über neue Geschäftsideen und digitale Geschäftsmodelle nachdenken. Jetzt haben Mitarbeiter Zeit sich mit neuen Ideen zu beschäftigen. Doch wie funktioniert ein virtueller Innovationsworkshop? In diesem Blogbeitrag erhalten Sie vier konkrete Tipps wie Ihr nächster virtueller Workshop ein Erfolg wird.

Vier Tipps für erfolgreiche, virtuelle Innovationsworkshops

Während die einen Unternehmen noch in der Schockstarre verharren und nicht wissen wie ihnen geschieht, sind andere schon im Krisenmodus. Alles was nicht unmittelbar systemrelevant ist, wird abgeschafft. Ausbildungen werden storniert, Projekte, die nicht unmittelbar zur Liquidität beitragen, werden verschoben. Und dann gibt es sie: Die Unicorns, die die Krise als Chance sehen, die frei gewordenen Ressourcen dazu nutzen liegengebliebene Ideen umzusetzen. Unternehmen, die Mitarbeiter bitten sich jetzt mit neuen Ideen und Innovationen auseinander zu setzen.

Diese Woche habe ich in solches Unternehmen begleitet. Zwei Tage lang, je 9 Stunden haben wir Probleme und Bedürfnisse analysiert, Ideen entwickelt und diskutiert und hunderte Klebezettel geschrieben – und alles virtuell. Zehn Teilnehmer haben gemeinsam an neuen Geschäftsideen gearbeitet – vom Home Office aus. Dabei haben wir Techniken wie Brainstorming, Mash-up, Customer Profile und Value Preposition und Prototyping verwendet.

Meine vier wichtigsten Erkenntnisse möchte ich nun in diesem Beitrag an Sie weitergeben. 

Timeboxing

Timeboxing bedeutet soviel wie fixe Zeiträume für Übungen, Aufgaben und Projekten zur Verfügung zu stellen. Egal ob Design Thinking, AGILE, SCRUM oder Systematic Innovation – alle Methoden arbeiten mit dem Erfolgsfaktor Timeboxing.

Ich arbeite in meinen Workshops immer mit Timeboxing und gebe für Ideenpräsentationen und auch für Gruppenarbeiten fixe Zeitfenster vor – zumindest in offline Workshops. Und genau hier liegt ein großer Erfolgsfaktoren für virtuelle Workshops. Ich habe die Teams gebeten ihre Ideen zu präsentieren. Und das hat bei drei Ideen eine Stunde gedauert – weil ich vergessen hatte eine Timebox vorzugeben!

Bei der nächsten Präsentation habe ich diesen Fehler sofort behoben und fünf Minuten vorgeben. Das hat großartig funktioniert und die Teams haben sich daran gehalten.

Mein Tipp: Setzen Sie den Teilnehmern unbedingt fixe Zeiten für Gruppenarbeiten und Präsentationen! So vermeiden Sie unnötige Diskussionen.

Arbeiten in Kleingruppen

Viele arbeiten in Präsenz-Workshops mit Kleingruppen, insbesondere, wenn es größere Gruppen sind. Ich liebe Arbeiten in Kleingruppen. Mit vielen Videokonferenzsystemen ist das aktuell jedoch nicht möglich, außer es werden eigene Videokonferenzen gesetzt.

Daher habe ich mich auch für Zoom als Tool entschieden. In meinem Blogbeitrag “Hilfe, plötzlich remote” gebe ich Einblicke in meine anderen virtuellen Hilfsmittel.

Mit Zoom können sogenannte Break-out Räume erstellt werden. Die Teilnehmer des Workshops haben gerade das geschätzt – die einfache Arbeit in Kleingruppen. Ein Brainstorming mit 10 Personen gleichzeitig ist insbesondere virtuell eine Herausforderung. Das Arbeiten in Kleingruppen führt dabei auch zu einem weiteren positiven Effekt: Die Teilnehmer fühlen sich mehr einbezogen und arbeiten engagierter mit. Jeder kommt gut zu Wort.

Mein Tipp: Arbeiten Sie in Kleingruppen. Verwenden Sie u.a. Zoom, da hier Kleingruppen in Breakout Sessions zusammen arbeiten können. Die Gruppen lassen sich jedes Mal neu zusammensetzen, auch automatisch. Als Moderator können Sie dann zwischen den Kleingruppen wechseln. Die Teilnehmer können Sie auch jederzeit dazu rufen.

Mein Zusatztipp: Wenn Sie mit Kleingruppen arbeiten, empfehle ich Ihnen in jeder Gruppe einen Co-Moderator zu benennen, den Sie schon vorher briefen. Ich hatte das Glück zwei tolle Moderatorinnen in der Gruppe zu haben. Beide haben jeweils eine Kleingruppe übernommen und sie durch die einzelnen Techniken geführt.

Wir kleben Haftnotizen und das virtuell!

Hunderte Haftnotizen und Moderationskärtchen werden normalerweise in meinen Workshops geklebt. Ich bin eine gute Kundin von 3M 😉

Gerade das haptische Arbeiten sorgt dabei für ein hohes Engagement der Teilnehmer. Umso wichtiger war es mir, dass auch im virtuellen Workshop jeder aktiv mitarbeiten kann. Ich war mal selbst in einem Workshop dabei. Da wurde der Screen vom Moderator geteilt, der die Ideen einfach in einem Worddokument mit geschrieben hat. Ganz ehrlich: Das ist langweilig.

Also musste eine andere Lösung her. Ich habe auf Mural.co Arbeitsbereiche für jeden angelegt. Jeder Workshopteilnehmer bekam einen eigenen Zugang zu Mural. Jeder hat sich parallel zur Videokonferenz eingeloggt und direkt in Mural gearbeitet – in Echtzeit. Die Rückmeldung der Teilnehmer? Es hat ihnen gefallen, weil sie das Gefühl hatten aktiv mitgestalten zu können.

Mein Tipp: Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihren Teilnehmern. Lassen Sie Ihre Teilnehmer aktiv mitarbeiten und virtuelle Haftnotizen kleben.

Pausen & Aktivierung

Die Teilnehmer haben den Workshop als kurzweilig bezeichnet, aber auch anstrengend. Sich den ganzen Tag virtuell zu beschäftigen, ist natürlich allein schon für die Augen anstrengend. Daher sind insbesondere Pausen sehr wichtig.

Ich empfehle mindestens alle 60-90 Minuten eine Pause von mindestens 15 Minuten. Zoom bietet auch die Funktion der Kaffeetasse im Chat. So können die Teilnehmer anzeigen, wenn sie das Gefühl nach einer Pause verspüren. Die Mittagspause sollte mindestens eine Stunde dauern. So hat jeder die Möglichkeit E-Mails zu bearbeiten oder einfach nur mit der Familie zuhause zu essen.

Gleichzeitig sollten Sie unbedingt auf Aktivierungsübungen setzen. Eine Auswahl finden Sie in meinem Blogbeitrag zum Thema Vorbereitung von Online Trainings.

Mein Tipp: Achten Sie stets auf den Energielevel der Gruppe. Wenden Sie Aktivierungsübungen an und gestalten Sie die Pausen nach dem Bedarf der Teilnehmer.

Mein Fazit zu virtuellen Innovationsworkshops

Wenn Sie das erste Mal einen solchen Workshop durchführen möchten, dann empfehle ich Ihnen den Einsatz eines erfahrenen Moderators. Die Teilnehmer meines Workshops haben es sehr geschätzt, dass sie sich nicht um die Technik kümmern mussten, sondern sich voll und ganz auf die Ideengenerierung konzentrieren konnten.

Alles in allem macht ein virtueller Workshop genauso viel Spaß wie ein analoger Workshop – und nahezu alles funktioniert.

Liebe Leserin, lieber Leser,

ich hoffe Ihnen mit diesem Blogbeitrag die ein oder andere neue Idee gegeben zu haben und freue mich über Rückmeldungen. Womit arbeiten Sie? Welche Tools unterstützen Sie? Welche Übungen?

Viel Erfolg bei Ihrem nächsten virtuellen Workshop oder Training und bleiben Sie gesund

Liebe Grüße

Bianca Prommer

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